在外贸里，虽然很多事情都是不可控的，但是我们还是需要做好自己该做的事情，将危险和不可控降低到最低的程度。那如何能够降低到最低呢？

比如在做合同，发票或者单据的时候，我们可能会喜欢依照公司固定的模板填写，而大部分都时候模板为了更方便我们参考，会带有一些信息，比如其他客户订购的产品名称，产品金额，或者是发票上的日期，港口，等等。

我们习惯性的做法是直接按照原来的模板，然后去修改关键信息，确保我们填入的信息是模仿正确的。

但是，此时，往往我们会在填写的时候可能忽视了一些更改，比如客户的目的港忘了更改，又比如合同日期忘了个更新，或者是该删除的一些信息忘记了删除。

不知道大家会不会犯这个错误，反正最近我是经常出现这样的问题。虽然在每次修改后都会重新核对很多遍，但是最后依然会有一些错误的信息。因为我们本能的只会检修我们已经填过的信息的正确性，却经常忽视还有哪些原模板需要修改的东西。

所以，解决这件事情的最好办法就是将原模板保存好后，再做一份空白模板，然后填写信息，如果不知道怎么填写，再去对照原来的模板模仿填写，最后填写完成之后，再对照原来的模板看看哪里缺少什么，忘记填写哪里。这样出错的概率就会大大减少。

还有一个办法就是将原模板需要更改的信息变颜色和字体，不如之前的模板可更改部分是黑色字体，我们可以将黑色字体改成红色字体进行保存，但是红色的信息都是需要更改的东西。

然后等我们做合同的时候，再将新输入的信息由红色变成蓝色，这样我们就知道自己哪里更改了，哪里没有更改，更改的对不对，等核对完成后，在将蓝色字体变成原来的黑色字体即可。

虽然变来变去很麻烦，但是的确可以大大的降低出错率。

可要知道，现在麻虽然繁琐一点，但是会为今后生下很大的麻烦，不如如果你港口写错了，客户也没有检查出来，然后按照错误的国家，错误的港口发货，那结果会怎样呢？到哪个时候的损失可能就不是自己一句粗心就能化解的。

最近看到有个小伙伴说自己因为单子太多而忘记了把电放提单发给客户，等自己想起来要发给客户的时候，客户那边已经产生了滞港费，那这笔费用又该让谁买单呢？

我们当然可以埋怨客户不知道去催促业务员，自己的货物自己不知道想着，也可以埋怨货代为什么货物到港了不联系客户或者提醒自己去催促客户提货，

可是，如果我们作为业务更应该检讨自己，如果平时做好记录，做好总要的事情分类，每日去查看重点，安排好计划，想来也不会忘记这么重要的事情。

当一些我们本可以避免的麻烦因为我们的失误而产生费用，变成来回扯皮的事情的时候，会让人身心疲惫，最后可能还会赔了夫人又折兵。

所以最好自己，不仅仅是指自己个人的修养，自己眼下的工作，还包括可预见性问题的预防以及可处理方案。

自己多想办法仔细一些，那么未来的麻烦就会减少很多。不要让未来为今日的粗心买单！

更多外贸干货知识，请关注微信公众号：外贸原力