“我是卖数码产品的，数码产品价格变动是比较大的，每次采购时候我都会多家对比价格，再决定在哪个厂家进货。所以基本上我每次进价价格都不一样，但是之前的询价情况又很难一一单独记录，让我采购的时候很被动。”
“准备上一个进销存软件来帮忙记录，顺便管一下账务，大家有推荐的吗？”
作为一个在相关领域工作多年的从业者，我也曾深受这些问题的困扰。每不同厂家的价格差异都会让我们左右为难，每次采购时不同的进货价格让我的记录难以系统化，导致在采购决策中处于被动的局面。
为了解决这一问题，我开始寻找适合的进销存软件，以期能够更好地管理价格记录和账务，让采购过程更加高效。如果你也在寻找合适的进销存软件，我将分享我调研的结果，希望能对你有所帮助。我将从以下几个部分进行介绍——
- 进销存系统是什么及其功能介绍
- 在试错成本低的情况下，如何实现一套契合企业需求的进销存系统
- 优秀落地案例分享
本文所用软件及配图来自简道云，侵删
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进销存系统是一种典型的数据库应用程序，借助先进的计算机技术，解决企业在账目管理、库存控制和信息反馈方面所面临的问题。具体来说，进销存系统包括以下几个主要方面——
- 进货：指企业从供应商处购进产品或商品的过程。
- 销售：指企业向客户销售产品或商品的过程。
- 库存：指企业在某一时刻所持有的产品或商品数量。
下面以一个我们公司在用的进销存系统为例，给大家介绍下进销存系统有哪些功能，又是如何实施的。
进销存系统功能介绍
（1）采购管理——流程统一管理，操作便捷简单
在企业采购管理中，涉及到一系列步骤。首先，在需要采购物品的情况下，相关部门会提交采购订单申请；这个申请一旦获得上级领导的批准，就会自动生成相应的采购订单，以保证后续采购流程的顺利执行；此后，采购订单生效后，会执行一系列的货品检查，并将货品入库。同时，还需要处理不良货品的退货流程。这一系列操作的目的是确保采购流程的合规性和效率。
①供应商管理
在供应商信息部分，详细记录了所有供应商的相关数据；使用供应商价格表，对具体的采购价格进行记录和维护；借助供应商价格表中的数据，可以在仪表板中轻松查询具体产品的采购价格，并进行产品采购价格波动的分析。
②采购申请
记录采购的基础信息和产品详细数据，然后将采购请求流程提交至采购主管进行审批。一旦审批获得通过，流程将流转至采购员以执行采购操作。
③采购入库
在录入入库细节后，执行入库前的基础检查。
④采购统计分析
- 采购需求统计：采购申请需求汇总统计，产品出库需求统计
- 采购订单统计：采购经营统计（订单、数量……），产品采购价格波动分析
- 采购执行跟踪看板：订单执行跟踪（入库-退换货-对账-付款），待入库、待对账、待付款管理看板，入库统计/明细、退货统计/明细
（2）销售管理——流程清清楚楚，细节一目了然
销售管理是进销存系统的重要组成部分，主要包括销售订单管理、客户管理、销售报表分析等功能。 销售管理模块由报价单、销售订单、销售出库、销售退货、销售换货、销售订单统计以及销售执行跟踪看板组成。
①客户管理模块
在这个模块可以记录客户的数据信息，以及所有客户的跟进相关信息，客户表支持自动填充数据和查看历史相关数据。
②报价
报价单支持直接关联客户表数据，支持一次录入多条产品报价，可以根据业务需要，选择是否使用报价模块。
③销售订单
一键查询销售订单执行跟踪情况，确认订单销售合同无误后，可以打印或者下载合同模板进行签署。
④销售数据统计
销售订单统计包括销售订单数据、销售毛利分析、产品销售价格波动以及销售排行相关统计。
（3）库存管理——全局自动化管控货品出入
库存管理模块由其他入库单、其他出库单、库存调拨、库存盘点以及产品出入库/调拨、盘点数据分析等内容组成。
①出入库单
除采购出入库外，所有出入库单据都需要从该表进行数据录入，支持批量导入初始化数据。
②库存调拨
库存调拨表包括调拨产品基本信息，调拨的过程中需要调出方与调入方相互确认，调拨申请提交后先后经由调拨审批、出库执行、入库执行等流程环节
③库存盘点
盘点时，可以查询产品实时库存，自动计算盘盈盘亏数量、售价金额和成本金额等数据。
④产品出入库统计
主要展示产品出入库数据的分析与汇总以及产品出入库明细。
（4）财务管理——随时随地提报，账单一清二楚
①应付账款统计
采购订单若是现结清，系统自动生成付款单待办，由财务去结款；若是月结，则会在固定时间提醒财务去付款。
②应收账款统计
销售发货若是现结清，系统会自动生成回款单待办，由财务去核对入账账目；若是月结，固定时间提醒财务收款。
③发票
在线发起开票申请，自动对应合同金额。
在试错成本低的情况下，该如何实现契合企业需求的进销存系统？
我们把选型进销存软件不得不考虑的因素总结为6个，跟着这6个因素选型，能最大程度、以最高性价比满足企业需求。
进销存系统选型
（1）基础功能
进销存系统的基础功能在上一个部分已经详细介绍过，这是企业选型进销存过程中最重要的因素，以我们公司在用的这个进销存管理系统为例，其业务流程架构通常包括以下几个环节：
而这5大模块也对应了企业对于进销存系统的最基本需求：
- 进：询价——采购——入库——付款过程。
- 销：报价——销售——出库——收款过程。
- 存：领料、退货、盘点、损益、借入、借出、调拨等影响库存数量的动作。
- 财：销售、采购等收付款管理，以及应付应收对账、开票管理。
做进销存系统的厂商都能实现基础功能，那该怎么判断哪家更胜一筹呢？
这个时候就需要从其他维度判断了，比如——
- 可扩展和定制能力如何——判断其个性化定制能力
- 是否是大公司或老品牌——判断其抗风险能力
- 有没有其他著名企业用过——判断其品牌背书能力
- 我能不能用起来——判断其落地和上手能力
（2）个性化定制
系统的基础功能是一个进销存系统的下限，而其个性化能力则决定了它的上限。
以我们公司在用的平台为例为例，作为零代码产品，它最大的特征即是个性化搭建、修改应用，以适配不同行业、类型、规模企业的需求。如以下这几款可供选择的模板——
标准版适用行业：5K万-5亿体量的成品商贸；5K万-3亿体量的生产/组装制造企业、工程项目、硬件服务商
极简版适用行业：2K-5K万小体量的成品商贸、生产/组装制造企业、工程项目、硬件服务商
轻量版适用行业：5K万-5亿体量的成品商贸；5K万-3亿体量的生产/组装制造企业、工程项目、硬件服务商
（3）抗风险能力
在企业采购系统时，最让人忧虑的情况莫过于——系统刚投入使用不久，但供应商突然消失了。
这种情况下，企业会陷入两难境地：是否继续使用已有系统？这样做存在安全风险，因为没有供应商提供支持；或者考虑更换系统？然而，数据迁移和业务重塑是一项繁复的工作，而且之前投入的资金可能会全盘作废。因此，在采购系统之初，选择可靠、有稳定服务支持的供应商是至关重要的，最大限度地降低企业在系统使用过程中遭遇突发状况的风险，确保业务持续稳定运行。
我们公司所使用的系统搭建平台，背靠15年前从做报表软件白手起家的供应商，致力于提供一站式商业智能解决方案。
做报表软件起家，其数据分析能力自然是不用说的，经营看板从企业管理角度对仓库、产品、销售、采购、财务角度进行企业核心指标统计，便于企业中高层管理者通过数据看板发现经营问题，辅助管理决策。
（4）可靠的品牌背书
该平台在各行各业都积累下来了一批很有声望的客户，并且持续合作到现在，比如——
- 制造行业有上汽、中国烟草、一汽等知名企业
- 建筑行业有绿城，中国电建、河南国基建设等
- 零售行业有娃哈哈，蒙牛，港福珠宝等
- ......
（5）容易上手，快速落地
进销存系统的落地能力决定了企业能不能快速用上系统，实现小步快走，而不是必须把一切都准备好才能开始试用。
上手能力则影响着在内部推行进销存所受的阻力如何，上手越简单，推行的阻力越小。
进销存系统的实施速度是决定企业能否快速启用系统的关键。这意味着企业无需等待，能够快速投入使用。同时，系统越容易上手，内部推广所面临的阻力也就越小，简单易懂的系统界面和操作流程会减少员工在学习和适应新系统过程中的不适感。
- 2个小时落地一套进销存系统
- 4周落地一套供应商管理系统
- 3个月3个人完成公司数字化建设
- ......
以上这些都是真实数据，零代码使得哪怕没有编程基础的业务人员也能快速上手系统。
在我们结束之前，我想给大家分享一个真实的、优秀的落地案例，关于如何成功应用进销存系统，这不仅仅是一段成功经历，更是对于采用高效管理系统所带来变革的生动诠释。
案例分享——港福珠宝
仅用4周，实现一套内外协作的管理模式
作为一家综合型珠宝供应链服务商，内外协作一直是公司业务的重中之重。由于没有专业的管理系统，过去，港福珠宝与供应商的对接都是通过微信私聊，不仅沟通效率低，而且信息十分零散难以收集整理分析。同时因为对接流程不规范，当遇到繁琐事项时，经常出现信息不流通、传达错误等情况。
如今，港福珠宝信息化负责人叶经理，基于零代码平台的自主搭建能力+企业互联功能的跨组织协同能力，仅仅4周就落地了一套符合企业实际业务需求的供应商管理系统。
（1）把控外部权限，避免数据泄露
港福珠宝的供应商包括原材料供应商与货品生产供应商。
出于信息安全角度，公司不想让两类供应商彼此知道对方的信息。此前只能由采购员分别对接，多次沟通才能实现材料订单的流转。
使用互联平台进行管理后，只需要将原材料供应商和货品生产供应商放入一个流程的上下节点，便轻松实现了信息的传递，且在权限管理的作用下双方均无法查看对方信息，避免了原材料供应商信息的泄露。
（3）供应商原材料每日报价
由于黄金原材料的价格波动大，每日价格都不一样，出于企业内部成本管理控制和审计的需要，也为了能更好地把握原材料市场价格，港福珠宝搭建了【今日金价】报价系统，要求黄金原料供应商每日进入系统上报当日金价。
根据所有供应商的报价及实时行情，相关部门可以给出指导价格，同步给采购人员去和供应商谈判。
（3）采购订单执行环节内外协同管理
- 订单跟踪
❌过去，采购订单下达后，采供双方信息不同步，采购员缺乏高效的方式批量了解到订单后续情况，要了解订单进度只能定期一对一私聊询问供应商，效率极低；
✔于是港福珠宝在应用内设计了订单追踪功能——采购可针对未结单的订单向供应商批量发起订单情况收集表，供应商提交表单即可实时同步订单加工进度及更新预计交货日期。
- 订单结算
❌过去，港福珠宝的供应商都通过发送邮件来传递货品信息表，入库人员要去挨个下载整理并放到共享盘上，以方便其它人员查询使用。
✔现在，供应商可通过表单附件上传货品信息表格并录入订单号等信息，企业不同员工可根据其需求自助查询，减少员工无效的工作量。
- 开发面向供应商的报表，实现数据互通
❌过去，采购和供应商之间没有一套统一的管理系统，双方数据没有互通，订单信息都记录在内部的ERP系统中，订单出现延期、质量问题只能通知到采购员，采购员再微信截图提醒供应商。
✔为了解决这一问题，对于质检、订单跟踪等采购订单执行环节，港福珠宝都做了专门给供应商看的报表，供应商可以看到自己的订单、自己权限下的数据。
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