在供应链管理中，各种单据是业务流程的核心纽带，但它们之间的区别和联系常常让新手感到困惑。本文从采购和销售两大业务场景出发，详细拆解了“计划单、订单、通知单、入库/出库单”等常见单据的定义、作用及相互关系。
在供应链系统中，经常会听到一些名字相近，但是意思可能略有区别的单据。对于初次接触的新人来说，这些业务单据的名称往往会让他们感觉很困惑，感觉自己懂了，可能实际上却理解错了意思，不仅会影响自己的学习效率，严重的可能会给团队造成一些损失。
本文从“采购”和“销售”这两个业务场景出发，为大家拆解一下供应系统中经常见到的“计划单、订单、通知单，入库 / 出库单”分别指代什么意思，有什么作用，新手小白们该怎么理解和串联起这背后的业务知识和业务场景。
一、采购场景下的单据
1.1 采购计划单：需求的 “预告片”
在采购的开场阶段，计划单率先登场。它就像是企业内部发出的一份关于需求的预告，基于生产计划、销售预测或是日常运营所需，提前规划出在未来一段时间内，企业需要采购哪些物资、大概需要多少数量。
结合企业的需求情况与企业资金、预算等各方面的要求，对采购责任人、采购时间、采购周期、采购数量、采购方式、推荐供应商等多方面进行计划性处理的过程。
例如，一家汽车制造企业，根据市场订单情况和生产排期，生产部门制定了未来三个月的生产计划。
依据这个计划，采购部门生成了采购计划单，详细列出了所需的各种零部件，像发动机零件、车身钢材、轮胎等，以及每个零部件预估的采购数量。
这份计划单不会特别精确到具体的供应商和交付日期，但它为企业采购活动勾勒出一个大致的框架，让采购人员心里有数，提前做好市场调研、供应商筛选等准备工作。
1.2 采购订单：与供应商的 “正式契约”
当采购计划单确定下来后，采购人员便会与选定的供应商展开深入沟通及商务谈判。双方就物资的规格、质量标准、价格、交货时间等关键细节进行协商，直至达成一致意见，此时便可生成采购订单。
采购订单堪称采购业务流程的核心，它是采购组织与供应商之间开展产品或服务交易的采购协议。采购订单详细记录了企业采购货物的规格说明、价格数量等信息。供应商会依据采购订单安排生产，并按时、保质、保量地交付产品。
下游单据的执行信息也会反映在采购订单上，企业采购物资的循环流动轨迹由此清晰呈现，这对于积累企业管理决策所需的经营运作信息至关重要。
以汽车制造企业为例，采购部门与某零部件供应商经过多轮谈判，最终敲定了发动机零件的采购事宜。随后，采购部门向供应商下达了采购订单，订单上明确写明了发动机零件的具体型号、数量、单价、交货地点（即汽车制造企业的仓库地址）、交货日期（精确到年、月、日）以及质量验收标准等详细信息。 供应商收到订单后，会按照订单要求安排生产与发货。与此同时，采购方的企业也会依据订单，做好接收货物以及后续付款流程的准备工作。
1.3 收货通知单：让仓库提前准备的“告知信”
当供应商按照采购订单的要求完成货物生产，即将发货运往仓库时，采购部门需要提前通知仓库做好相关准备。具体而言，需告知仓库供应商的司机预计何时送货到仓，所送货物对应哪个采购单，以及货物的清单和明细。
此时，采购员可在系统中创建收货通知单，并下推至仓库WMS系统。仓库便能依据收货通知单上的时间和数量，安排好收货时间，准备好收货空间。在WMS系统中，上游推送过来的收货通知单，有的公司或系统称之为ASN（预到货通知单），也有的称之为待入库单，不同公司和系统的定义有所不同。
收货通知单并非必不可少的单据，有些系统会直接用采购订单代替收货通知单，推送到仓库。
在较为复杂的采购业务场景中，由于生产工期、运输条件等因素，供应商可能会分批送货到仓。如此一来，一个采购订单中的货物可能会分多次送达仓库。若不引入“收货通知单”或类似单据，无论是采购人员跟踪订单，还是仓库进行收货，都将面临不便，难以核对实物与系统中的数据。
1.4 采购入库单：物资归位的 “确认函”
当供应商按照订单要求将货物送到企业指定仓库时，仓库管理人员会对到货物资进行验收，核对物资的种类、数量、质量等信息是否与订单相符。验收合格后，物资正式入库，仓库管理人员会开具入库单，作为物资入库的凭证。如果是采用WMS系统来管理仓库的，那么WMS中会有已经完结的入库单信息，同时也会将这部分的信息通过接口回传到ERP中，然后ERP会根据WMS回传的入库数据生成对应的采购入库单。
以汽车制造企业采购的轮胎为例，供应商送货到仓库，仓库人员仔细检查轮胎的规格、数量、外观质量等，确认无误后，将这批轮胎放置到仓库的指定存储位置，并开具入库单。入库单上会记录轮胎的详细信息，包括供应商名称、物资名称、规格型号、入库数量、入库日期等。
采购入库单是企业物资管理过程中的重要凭证，用于记录外购物资进入企业仓库的情况。它详细记录了入库物资的品名、规格、数量、金额等信息，是企业物资管理和财务核算的重要依据。
如果是分别站在ERP和WMS的角度来看待采购入库这一业务场景，那么一般我们会偏向于认为ERP生成的是“采购入库单”，而WMS生成的是“预到货通知单”或者是“入库单”。这两者虽然听起来很相似，概念很类似，但是仔细琢磨之后会发现还是有不少的区别。
- ERP的采购入库单：侧重于业务流程和财务管理关注采购成本、供应商信息、付款条件等主要用于财务核算、成本管理和账务处理强调物资价值和财务影响
- WMS的入库单：侧重于仓库实际操作和库存管理关注物资的具体存放位置、批次、保质期等主要用于指导实际入库操作和库存精细管理强调物资实物属性和仓储管理细节
在实际业务流程中，通常是先有采购订单，然后是收货，最后才是正式的入库单。入库单的生成标志着物资的所有权和管理责任正式转移到企业，同时也触发相应的财务处理。
二、销售场景下的单据
2.1 销售计划单：市场导向的 “作战地图”
在销售端，计划单同样是起始的关键单据。它是根据市场调研、销售目标、客户需求预测等因素制定的，描绘了企业在未来一段时间内计划销售的产品种类、预计销售数量以及销售策略等信息，就像是销售团队的作战地图，为销售活动指明方向。
比如，一家电子产品企业，通过对市场趋势的分析和对消费者需求的调研，制定了下一季度的销售计划单。计划单上明确了主打产品是新款智能手机，预计销售 10 万台，同时列出了不同配置的产品比例，以及针对不同市场区域、客户群体的销售策略，如促销活动安排、渠道拓展重点等。销售团队依据这份计划单，合理分配资源，制定详细的销售行动计划，与渠道商沟通合作，开展市场推广活动。
2.2 销售订单：客户的 “购买承诺”
当客户被企业的销售推广吸引，决定购买产品时，就会向企业下达订单，此时就可以创建一个销售订单。销售订单是客户购买意愿的正式表达，明确了客户要购买的产品名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点等详细信息，对企业来说，它是客户的一份购买承诺。
例如，一位经销商在电子产品企业的官方网站上下了一份智能手机的采购订单，订购了 1000 台某款智能手机，订单上注明了具体的配置要求、单价、总价，以及希望在一周内送货到其指定的仓库地址。企业收到订单后，销售部门会将其流转到生产部门（如果是定制化产品）或仓库部门（如果是现货产品），安排后续的生产和发货工作，同时财务部门也开始准备收款事宜。
2.3 发货通知单：让仓库按要求做事的“通知函”
当客户确认销售订单后，企业需要按照订单要求准备货物并安排发货。为了确保发货流程的顺畅高效，销售部门需要提前通知仓库做好相关准备工作。具体而言，销售部门需告知仓库发货的具体时间要求、送货地点、对应的销售订单号以及需发货物的清单和明细。
此时，销售人员可在系统中创建发货通知单，并下推至仓库WMS系统。仓库便能依据发货通知单上的时间要求、目的地和货物信息，合理安排拣货、包装和出库时间，准备好相应的人力和物流资源。在WMS系统中，上游系统推送过来的发货通知单，有的公司或系统称之为出库指令单，也有的称之为待出库单，不同公司和系统的命名各有不同。
发货通知单虽非必不可少的单据，但在实际业务中具有重要作用。有些系统可能会直接用销售订单代替发货通知单推送到仓库，但这种做法在复杂业务场景中可能导致管理困难。
在较为复杂的销售业务场景中，由于客户要求、库存情况或物流条件等因素，一个销售订单中的货物可能需要分批次发货。比如，部分商品可能需要优先发出，或者不同仓库的商品需要分别安排物流。如此一来，若不引入”发货通知单”或类似单据，无论是销售人员跟踪订单履行情况，还是仓库进行出库作业，都将面临操作不便、难以核对实物与系统数据的问题。
2.4 销售出库单：商品发出的 “确认函”
当企业接到客户订单并安排发货时，仓库管理人员会根据销售部门的发货通知单进行拣货作业，准备客户所需的商品。仓库人员会对出库商品进行最终检查，核对商品的种类、数量、质量等信息是否与销售订单相符。检查无误后，商品正式出库，仓库管理人员会开具出库单，作为商品出库的凭证。如果是采用WMS系统来管理仓库的，那么WMS中会有已经完结的出库单信息，同时也会将这部分的信息通过接口回传到ERP中，然后ERP会根据WMS回传的出库数据生成对应的销售出库单。
以电子产品销售企业出库的智能手机为例，仓库人员根据销售订单拣选出相应型号的手机，仔细检查手机的规格、数量、包装完整性等，确认无误后，将这批手机交付给物流公司，并开具出库单。出库单上会记录手机的详细信息，包括客户名称、商品名称、规格型号、出库数量、出库日期等。
销售出库单是企业商品管理过程中的重要凭证，用于记录企业仓库中商品发出的情况。它详细记录了出库商品的品名、规格、数量、金额等信息，是企业销售管理和财务核算的重要依据。
如果是分别站在ERP和WMS的角度来看待销售出库这一业务场景，那么一般我们会偏向于认为ERP生成的是”销售出库单”，而WMS生成的是”发货通知单”或者是”出库单”。这两者虽然听起来很相似，概念很类似，但是仔细琢磨之后会发现还是有不少的区别。
- ERP的销售出库单：侧重于业务流程和财务管理关注销售收入、客户信息、收款条件等主要用于财务核算、收入管理和账务处理强调商品价值和财务影响
- WMS的出库单：侧重于仓库实际操作和库存管理关注商品的拣货路径、包装要求、物流信息等主要用于指导实际出库操作和物流配送管理强调商品实物流转和配送管理细节
在实际业务流程中，通常是先有销售订单，然后是发货通知，最后才是正式的出库单。出库单的生成标志着商品的所有权和管理责任正式从企业转移到客户，同时也触发相应的财务处理。
三、另一种划分方式：计划单、执行单、结果单
今天和一个供应链技术大佬沟通，关于供应链类系统的一些单据定义，可以进行一波抽象、总结，这样内部在进行产品定义，架构设计，业务建模的时候可以有一定的边界感和画面感。
无论是内部自研项目，还是对外的SaaS产品系统，无论是ERP，还是SRM，还是OTWB，还是金蝶用友浪潮云，其实都可以把核心的业务单据抽象成这三种：
1.计划单据
2.执行单据
3.结果单据
供应链管理系统的复杂性往往源于其业务场景的多样性和流程的耦合性，而如何通过抽象化的思维构建标准化的业务模型，是提升系统灵活性和扩展性的关键。仔细观察和研究ERP、SRM或者OTWB等多个供应链系统之后，我发现可以将核心的核心业务单据抽象为三类：计划单、执行单、结果单。
其中执行单据和结果单据在很多场景下都是结合为一个单据，然后通过不同的状态去区分的，这个是我们见的最多，最熟悉的。
而结果类单据相对来说是我们平时见的比较少的那种，比较典型的代表就是业财一体化ERP，例如金蝶，用友，SAP等。在实际的业务运作中，往往是由下游的业务系统在执行完了各种单据之后，再将最后的结果推送到这类ERP中，重点让它们去承担“记录结果，沉淀结果”的作用，所以这类单据的状态定义就比较简单，基本上就是先保存，然后提交，接着就是审核，就会进入到最终的状态了。
3.1 计划单：供应链的“大脑”，驱动全局协同
计划单是供应链系统的顶层设计载体，承载着从需求预测、资源分配到时间规划的全链路决策逻辑。它通过对市场数据、库存水位、产能约束等多维度信息的综合分析，生成可执行的业务指令。例如，MRP（物料需求计划）生成的采购计划单、APS（高级计划排程）生成的生产计划单，均属于典型的计划单形态。
代表类型的单据：采购计划单：规划未来一段时间内需要采购的物料种类、数量和时间销售计划单：预测未来销售量，规划销售目标和策略发货计划单：安排未来的发货时间、地点和物流方式加工计划单：规划生产加工的物料需求、工序安排和时间节点盘点计划单：安排库存盘点的时间、范围和执行方式
3.2 执行单：供应链的“手脚”，实现业务落地
执行单是将计划转化为具体业务操作的指令载体，直接驱动采购、生产、仓储、物流等环节的物理动作。例如采购订单、发货单、生产工单等均属于执行单范畴。其核心价值在于将抽象的计划转化为可量化、可追踪的操作单元。
代表类型的单据：采购订单：向供应商下达的正式采购订单预到货通知单(ASN)：通知仓库WMS准备接收并处理货物的单据销售订单：客户正式订单，记录销售商品、价格等信息发货通知单：指导仓库执行发货操作的单据盘点单：执行库存盘点的操作单据
3.3 结果单：供应链的“记忆”，沉淀闭环数据
结果单是业务执行后的客观记录，承载着实际发生的业务数据，如入库单记录到货数量、质检报告单记录质量状态、结算单记录财务金额等。其核心价值在于提供业务闭环的证据链，并为后续分析优化提供数据基础。
代表类型的单据：入库单：确认物料已验收入库的凭证出库单：确认货物已经出库的凭证调拨单：确认库存在不同仓库间转移的凭证差异处理结果：记录实际执行与计划间差异的处理结果
四、总结与关联
从采购场景和销售场景来看，计划单、订单、通知单以及入库 / 出库单在供应链系统中各自承担着独特的职责，它们相互关联又有所区别。
计划单是整个流程的起点，为企业采购和销售活动提供规划和方向；订单是与外部合作伙伴（供应商或客户）之间确立交易关系的关键单据，明确了具体的交易内容和要求；通知单则贯穿于采购和销售的各个环节，负责信息的及时传递和沟通协调，确保各方能够灵活应对各种变化；而入库/出库单则是对物资和产品实际流动的记录，为企业的库存管理、财务管理等提供了重要的依据。
在实际的供应链运营中，这些单据相互配合，共同保障了企业采购和销售业务的顺畅进行，帮助企业实现资源的优化配置，提升运营效率，满足客户需求，增强市场竞争力。只有深入理解它们之间的区别和联系，才能更好地运用这些单据，驾驭复杂的供应链系统，让企业在激烈的市场竞争中稳健前行。
第三种的划分方式，是我对多个供应链系统中的多个单据的业务模式做出的抽象总结，并不一定能吻合所有的实际的场景，所以读者朋友们不要过于纠结它是否遗漏了场景，是否有一些瑕疵等，而是应该重点关注在如何站在更高维度去对供应链的业务场景、流程、信息化系统等进行建模和抽象总结。希望第三种划分方式中的那个图，能对你有所启发。
