香城档案利用 NocoBase 快速实现智能档案管理

关于档案管理行业

档案管理历史悠久，最早可追溯至周朝。周文王姬昌非常重视档案管理，他命令手下的管理者将这些文献和档案进行整理和分类，然后存放在专门的档案馆中。这些档案馆也被称为“金匮”，是古代国家的重要保管机构之一。

如今，档案不仅保存历史，还在行政、法律、财务和文化等领域发挥着重要作用。随着需求的增加，档案服务外包逐渐兴起，企业和政府等组织将档案管理外包给专业的第三方公司，以确保高效、安全的管理。

尽管档案服务外包在中国发展了近三十年，然而其整体进展相对互联网行业来说却缓慢许多，同时，档案管理服务的技术革新也相对滞后。市场上需要破局者，为档案管理注入新技术，才能打造现代化的“金匮”，为社会提供高效的档案管理服务。而香城档案就是这个行业的破局者。

关于香城档案

香城档案全称为成都香城档案科技有限公司，成立于 2023 年 7 月 1 日，主营档案整理、数字化、管理咨询及保管，服务对象涵盖大型企业、政府部门及家庭个人。

正是在国内档案服务外包业务发展缓慢的背景下，香城档案看到了行业的契机，并迅速作出响应。为了抢占市场先机，香城档案不仅在传统档案管理上进行了深耕，还果断地迈向了智能化的未来。

香城档案目前拥有两个智慧档案管理中心，最新的中心于 2024 年 6 月落成，并于 7 月 25 日正式开馆投运。正式运营后，该中心受到了各大媒体报道，并吸引了国内 20 余家单位前来考察。此外，中心还与多个政府部门、法院、高校、医院、保险公司建立合作，获得了良好的市场反馈。

这样一个年轻的公司，如何做到快速构建智慧档案管理中心，并成功投入运营，且吸引众多合作伙伴投来橄榄枝？

真正智慧的档案管理中心

香城智慧档案管理中心项目总建筑面积 5930.8 平方米(其中档案智能库面积 2223 平方米)，拥有 3 个档案寄存仓库，总存储量 21 万箱（200万卷)，数据机柜 22 个。使用多种智能机器人进行档案库房无人化寄存管理，配置了气体灭火、光纤温控及吸入式烟感系统，旨在打造行业内最高安全标准。

数字化和自动化技术的应用，使得档案管理更加高效和安全。需要调阅、查询档案时，客户只需在软件上简单操作，经工作人员审核，就可由机器人取出，送到客户手中。

相比全国同行业，香城智慧档案管理中心减少了 90% 的人工投入。

实现降本增效的档案管理背后，不仅需要依靠硬件设施的升级，还需要一个强大而灵活的业务管理系统，作为整个智慧档案管理中心的“大脑”，进行统一仓储管理、合同管理、客户管理等。

然而，在构建这个智慧档案管理的“大脑”的过程中，香城档案却遇到了不少挑战。

系统开发的难题

在档案服务外包行业，业务管理系统都是同行的看家本领。由于档案管理服务的特殊性，业务需求多且复杂，市面上基本较少开箱即用的成熟产品，而重新开发及定制化，时间与成本都让香城档案难以接受；另外，出于对档案数据敏感性的考虑，中心对数据安全的要求非常高，需要系统可实现私有化部署。

因此，香城档案的开发团队一致认为，通过选型低/无代码平台，进行快速开发及迭代业务管理系统，是当前最佳的选择。

但是无论是商业化的软件还是开源软件，在遇到业务落地时都会遇到相似的问题：业务向系统的转换极其困难。

造成业务落地困难的原因，主要是因为市面上大部分低代码平台学习成本高，而用户的思维模型难以调整。

普通档案业务员对档案的收集、归档、移交、接收、检索等业务操作了如指掌，但对于信息系统的复杂技术，他们可能一筹莫展。市面上大部分的低代码软件，为了实现复杂需求，引入数据结构、视图、代码等，让香城的一线人员无从下手。

真正成功的低/无代码平台，一定是学习成本低、业务员能理解、愿意使用的系统。

面对工期紧、功能复杂的项目，香城档案急需选型一个既能私有化部署实现安全可控、又能够打破传统低代码平台的限制、满足档案中心个性化需求的低/无代码解决方案。

NocoBase 如何改变低代码开发？

当香城档案业务一线人员对国内外众多低代码平台试用、抛弃、再试用、再抛弃，项目交付时间越来越短已经无力折腾时，他们发现了 NocoBase。

仅 NocoBase 的三项功能就让香城档案眼前一亮：

1. 自由切换的所见即所得开发页面
2. 自由组织的区块式布局
3. 自由对接的外部接口

这些自由是其他低代码平台难以满足的。毕竟快速发展的组织需要的是像乐高一样可以自由组合、创意无限的工具，而不是复杂晦涩、行动缓慢的机器。例如，一线人员通过拖拽字段和操作，即可以生成档案管理的页面。将不同的页面区块组合到一起，就拼成了业务人员常用的操作页面。NocoBase 提供灵活的 API 管理能力，可以使香城档案的开发快速对接 RFID 系统和硬件，实现高效的仓储管理。

通过验证了系统的可行性后，香城档案团队迅速投入项目的开发中。该团队在 2023 年年底仅用 1 个月时间上线部分业务系统，并保障了基本业务的正常运行。

至 2024 年 4 月，香城档案开始对接 WMS 和 RFID 系统，在 NocoBase 与香城档案团队的合作下，均顺利完成。

目前，香城档案已通过 NocoBase 搭建的综合管理系统整合了包括 CRM、RMS、WMS、AMS 和 RFID 标签在内的各系统，实现档案管理一线业务需求的灵活调整。

时间来到了 2024 年 6 月，开馆时间迫在眉睫，时间紧、任务重。通过香城档案团队的通力合作，终于在 2024 年 6 月 18 日，在 NocoBase 构建的综合管理系统上跑通了整体的业务流程：从录入合同、分配任务、生成订单、打印 RFID 标签，智能设备接到指令后完成自动传送、自动堆垛、自动搬运、自动入库。

香城档案业务管理系统界面：

各角色界面简洁易懂，流程清晰明了，业务运行一气呵成，大大提高了档案中心的自动化和智能化，提高人工操作的效率和准确性。因此，自 6 月底首批档案入库至 7 月底开馆，档案中心高效运行，首月库存使用率便达 5.9%，远超计划的每月 2.8%。

展望未来

随着智慧档案管理中心的落成，香城档案迈出了万里长征第一步。更大的挑战也在接踵而至：智能园区的综合管理、物联网设备的对接、各类数据的汇聚与展示、业务系统的LLM改造、客户系统的落地……

好在 NocoBase 的 Roadmap 也在持续输出新特性，计划中的新功能和插件为香城档案提供了强有力的产品支持。

香城档案也将继续深挖 NocoBase 潜力，比如：NocoBase 与 IoT 的结合，加上使用 NocoBase 搭建的数据治理平台，构建一套可以用于智慧工厂、智慧园区、智慧楼宇的低代码平台。这也许会成为行业的另一个选择。

在正确的战略下，NocoBase 不仅能帮助企业把战略落地中重要的手段信息化、规范化、标准化，还为香城档案打造“安全、智慧和专业”品牌形象奠定良好的基础，更重要的是：NocoBase 不仅为员工思维提升提供了沃土，也为企业发展埋下了种子，使香城档案的未来充满无限可能。

—— 孙晓峰 成都香城档案科技有限公司负责人

工具变革助力企业创新成为行业破局者，也推动企业的组织变革，为发展注入无限动力。对香城档案而言，NocoBase 不只是生产工具，更是推动企业发展的关键力量。