财务关账流程与IT技术工作

一、引言

公司的运营中，财务关账是一个至关重要的环节。特别是大型公司，不仅涉及公司内部多家子公司的财务数据整合，还包括外币业务的处理，使得关账流程变得尤为复杂。为了确保财务信息的准确性和及时性，IT技术在财务关账过程中扮演着不可或缺的角色。

二、财务关账流程步骤详解

这里根据财务关账流程，梳理主要步骤（注：小编非财务出身，理解或有偏差）。

1. 关账准备
   在关账开始前，需要制定详细的关账时间表，明确关账的时间、要求和流程。并通知所有相关部门。这包括确定关账的起始和结束时间，以及期间需要完成的关键任务。

2.费用报销与核实
在关账期间，各部门需要及时提交费用报销申请。财务部门需要对这些费用进行核实和审批，确保所有费用报销都符合公司政策和法规要求。

3.资产盘点和负债核实
关账前，财务部门需要对公司的资产进行全面盘点，包括固定资产、存货等，并对资产作折旧、摊销。同时，也需要核实公司的负债情况，包括应付账款、短期借款等，确保负债数据的准确性。

4.往来账项核对
与客户、供应商等往来单位进行账项核对是关账流程中的重要环节。财务部门需要与这些单位进行对账，确保应收应付账款的准确无误。对各类账目进行清理和核对，包括应收账款、应付账款、预付账款、预收账款等。对于集团型公司，在对账过程中，需要针对内部公司（子公司与母公司之间、子公司与子公司之间）往来账进行核对，以备在报表合并环节作内部抵销，避免重复计算和虚增资产、负债等的情况。此外，还需要处理外币业务的汇兑损益，这通常涉及汇率的换算和损益的计算。

5.成本归集与核算
成本归集和核算是关账流程中的关键环节之一。财务部门需要对公司的成本进行归集和核算，包括直接材料、直接人工和制造费用等。这可以确保产品成本的准确性，为定价和决策提供有力支持。同时，也需要对成本进行分析和控制，寻找降低成本和提高效益的途径。

6.编制财务报表
在完成以上步骤后，财务部门需要编制公司的财务报表，包括资产负债表、利润表和现金流量表等。这些报表反映了公司的财务状况、经营成果和现金流量情况，是外部投资者和监管机构了解公司的重要途径。在收到所有子公司的财务报表后，母公司需要进行报表合并。这包括汇总各子公司的财务数据，消除内部交易，并生成合并报表。在合并财务报表时，需要对内部交易进行抵销。

7.账目调整与审计
在编制财务报表的过程中，可能需要对一些账目进行调整，以确保其符合会计准则和法规的要求。这包括账龄作分析、计提坏账准备、调整存货价值等。另外，对于本位币为外币的公司，需要进行外币折算，调整汇率差异。
同时，公司内部审计部门或外部审计机构会对财务报表进行审计，确保其准确性和合规性。审计过程中可能会发现一些问题或风险点，需要及时进行整改和改进。各子公司需要按照母公司统一的时间表进行关账。这包括编制各自的财务报表，并提交给母公司进行汇总。

8.关账与结账
在完成所有财务处理和审计后，进行关账操作即关闭当前会计期间的账簿。这意味着当前会计期间的所有业务已经处理完毕，不能再进行修改或调整。结账则是对关账后的数据进行汇总和整理，并为下一个会计期间的财务工作做好准备。

6. 报表发布与归档
   经批准的财务报表将发布给公司内部和外部的相关方。同时，关账过程中的所有文件和资料都需要进行归档保存，以备后续查阅和审计。对于上市公司，则需要及时编制报告，披露资产负债表、利润表、现金流量表等数据。

三、涉及的信息系统及IT人员工作

1、信息系统说明

以下针对财务关账环节中所涉及的部分系统作说明：

企业资源规划系统（ERP）：这是财务关账流程中的核心系统，用于整合企业各部门的财务信息，并确保数据的准确性和完整性。ERP系统涵盖多个模块，如总账、应收、应付、采购、销售等，这些模块的数据在关账过程中需要被整合和校验。当然，有些企业没有完善的ERP系统，而是使用其中部分模块。

供应链管理系统（SCM）：该系统主要管理从供应商到最终客户的整个供应链网络，包括采购、生产、物流和销售等环节。在关账过程中，供应链管理系统中的库存数据、销售数据等需要与财务数据进行核对，确保一致性。

客户关系管理系统（CRM）：CRM系统主要用于管理企业与客户之间的关系，包括销售机会、客户订单、发票等。在关账时，CRM系统中的销售数据和收款数据需要与财务数据进行比对和确认。

库存管理系统（WMS）：实时监控企业的库存情况，包括原材料、在产品、成品等。库存数据与财务数据的核对是关账流程中的重要环节。

资金管理系统：包括资金管理业务、银企直联等，便于资金管理和对账。

发票与税务系统：电子发票系统的作用是实现应收、应付发票的电子化、自动化管理，提高发票处理效率，降低企业成本，并加强税务发票管理。

费用报销系统：用于员工在线提交报销申请，审批流程自动化，减少纸质报销单的使用，提高报销效率。

往来账管理系统：专门用于管理企业与供应商、客户之间的往来账目，包括应收账款、应付账款、预收账款、预付账款等。往来账管理系统可以自动化处理往来账目的核对、调整和结算，提高关账效率。

银行对账系统：用于自动化处理企业与银行之间的对账事务，确保银行账户的余额和交易记录与企业内部系统致。

薪资管理系统：管理员工信息、薪资发放、社保公积金等人力资源相关事务。薪资管理系统在关账时需要确保员工薪资、奖金、扣款等数据的准确性，并与财务数据进行核对。

资产管理系统：管理企业的固定资产和无形资产，包括资产购置、折旧/摊销、资产处置等。

档案管理系统：用于管理企业的电子文档，包括财务凭证、合同、发票等

商务智能（BI）系统：这些系统利用数据仓库和数据挖掘技术，为企业提供决策支持。在关账期间，BI系统为管理层提供准确的财务报告和分析。

合并报表系统：合并报表系统能够高效、准确地整合各子公司的财务数据，自动化生成集团层面的合并财务报表，不仅大幅提升了报表编制效率，还确保了数据的一致性和可比性，为企业的财务决策、业绩评估及合规性提供了坚实的数据支撑。

以上的内容实际上并不绝对和全面，不同企业的系统有差异，可能是只使用部分模块，或者整合不同模块。有的企业甚至有没有使用系统，而是用EXCEL纯手工编制。有的企业通过财务中台或财务共享的形式，从技术上和操作层面，作进一步系统整合。

2. IT技术工作内容

在关账期间，IT技术人员负责财务信息系统的维护和优化工作。

1、解决财务问题：在财务关账环节，他们往往需要深入理解财务流程，以便能够处理与财务专业相关的问题。这是因为财务管理高度依赖于信息系统，而系统的稳定运行和数据的准确性直接关系到财务报表的真实性和可靠性。例如，当财务人员在关账过程中发现某些账目无法平衡时，这可能是由于系统配置错误、数据录入问题或是财务逻辑处理上的缺陷。还需要了解财务规则，与财务人员一起审查数据流，确保数据在系统中的处理符合会计准则。因此，在财务关账环节，IT人员的作用至关重要，他们要具备一定的财务知识，以确保财务信息的准确性和完整性。而在问题处理过程中，也要求IT人员对财务行业有足够的认识。因此IT人员从传统认知里面的“技术人员”也细分出“应用顾问”，更好地衔接财务用户，他们也要能理解财务部门的需求和目标，提供定制化的技术解决方案。

2.解决系统技术问题：确保所有相关信息系统在关账期间稳定运行，处理任何技术故障，并根据需要进行系统优化，以提高处理效率。系统出现故障后，IT人员需要检查系统日志、修复可能的程序错误，让系统恢复正常使用。

3.用户支持和培训：为财务人员提供必要的技术支持和培训，确保他们熟悉相关系统的操作。在关账期间，IT部门可能需要增加技术支持人员，以应对可能的技术问题。特别是临近关账的时点，应提供7*24的技术支持，帮助财务人员解决所遇到的问题。

4.其他保障措施：
（1）故障恢复准备：定期进行灾难恢复演练也是非常重要的，以确保在真正需要时能够迅速有效地执行计划。
（2）硬件与网络保障：硬件设施和网络架构需要定期进行检查和维护，以确保其始终处于最佳状态。
（3）系统稳定性保障：实施定期的系统维护和升级，确保系统性能达到最佳状态，并修复已知的安全漏洞和缺陷。
（4）系统监控：以便在出现问题时能够进行快速的故障排查和根本原因分析。
（5）数据备份和安全：实施定期的数据备份策略，确保财务数据的安全性。同时，采取必要的安全措施，防止数据泄露和非法访问。

四、总结

财务关账流程中，IT技术工作相当重要，它确保了财务数据的准确性、完整性和及时性，通过自动化和智能化手段提高关账效率，降低错误风险，为公司的战略决策和合规性提供强有力的数据支持和技术保障。