设备管理系统功能拆解——设备档案管理

设备档案管理是设备管理系统中的一个核心组成部分，简单来说，它就是对设备的所有信息进行系统化的记录与管理，包括设备的基本数据、使用情况以及维护历史等。
如果一个工厂里数十台设备同时运转，没有准确的设备档案——
设备出现故障时，管理者如何能迅速找到相关信息？
当需要进行维护时，又该如何知道设备的保修状态和使用历史？
由此可见，设备档案管理在设备管理中不仅是信息的集合，更是企业决策的重要依据。这一部分我们将深入探讨设备档案管理的重要性，以及如何高效地实施设备档案管理。

下文用到的设备管理系统——简道云设备管理。

01 设备档案有什么用？

在设备管理中，设备档案它不仅关系到设备的正常运转，还直接影响到企业的整体运营效率——

• 实时更新：设备档案管理确保企业能够实时获得准确的设备信息，这对于决策至关重要。
• 信息共享：有效的档案管理减少了信息孤岛现象，使各部门之间能够更好地共享设备信息。
• 行业标准：许多行业都有严格的设备管理要求，设备档案管理能够帮助企业确保设备符合相关的行业标准和法规。
• 审计支持：当企业面临审计或检查时，完整的设备档案能够提供必要的文件支持，证明企业在设备管理上的合法性和合规性。
• 全生命周期监控：设备档案管理能够帮助企业监控设备从采购、使用到报废的全过程。
• 数据驱动的决策：通过对设备全生命周期的数据分析，企业可以更好地评估设备的性能和价值，从而制定更合理的资产管理策略。

02 设备管理档案设计思路

设备档案管理的设计流程是确保信息准确、全面和易于访问的关键环节。下面，我们详细拆解这一流程中的各个环节。
1.表单组成
「设备档案」表单主要用于记录设备的履历信息，包括设备信息、设备点检、设备巡检、设备报修/维修、设备保养等。

2. 表单设计

设备信息中，「选择供应商」字段通过 选择数据 从「供应商」表单中选择对应的供应商信息。具体设置步骤如下图所示：

数据联动
设备档案中，设备名称、点检标准编码、巡检方案编码、当天规定巡检次数字段均通过 数据联动 功能，分别关联了「设备名称」、「点检标准编码」、「巡检方案编码」以及「当天规定巡检次数」表单中对应的设备名称、点检标准、巡检方案和巡检次数等数据。
以「设备名称」字段为例，设置步骤如下图所示：

查询
「设备点检」、「设备巡检」、「报修维修」、「维护保养」、「备件更换」、「设备报废」标签页均通过 查询 功能，分别关联了设备点检单、设备巡检单、设备维修单、保养计划单、设备保养单、备件领用单、设备报废单。
以「设备点检」为例，通过查询，将该设备有关的点检数据全部查询并显示出来，设置步骤如下图所示：

关联其他表单数据
设备档案中，设备类型、使用车间、安装地点、点检标准名称、巡检方案名称字段均通过 关联其他表单数据，分别关联了「设备类型」、「车间」、「安装地点」、「点检标准」、「巡检方案」表单中对应的车间、安装地点、点检标准名称和巡检方案名称等数据。
以「设备类型」字段为例，设置步骤如下图所示：

自定义按钮
「设备档案」表单中通过以下两个 自定义按钮 快速进行业务操作：

• 设备巡检：对设备添加巡检信息，即向「设备巡检单」表单新增巡检记录；
• 设备点检：对设备添加点击信息，即向「设备点检单」表单新增点检记录。

以「设备巡检」自定义按钮为例，其操作步骤如下：
1）在「任务管理 >> 扩展功能 >> 自定义按钮」中，点击「新建自定义按钮」：

2）设置对应的按钮样式、可用条件、执行动作：

效果演示
在设备档案中，设备管理员可以根据设备的实际情况对设备的信息进行管理：

03 设备档案管理的业务流程

设备档案管理的有效性在于其业务流程的规范化，这不仅能提高工作效率，还能确保信息的完整性和准确性。以下是设备档案管理的主要业务流程。
1.设备档案的创建

• 新设备采购后的录入流程：当企业采购新设备时，首先需要建立设备档案。这个流程通常包括填写设备信息表单，并在系统中输入相关数据，确保所有信息都准确无误。
• 确保信息完整性：在录入过程中，企业需要制定标准操作流程，确保所有必要的信息都被记录，避免因信息缺失而导致的后续问题。

2.档案的维护与管理

• 定期检查档案信息的有效性：为了确保设备档案的长期有效性，企业应定期对档案信息进行审核。这可以通过设定提醒机制，确保负责人员定期检查和更新档案。
• 变更记录的及时更新：在设备的生命周期中，任何变更，如设备升级、维护情况等，都应及时记录在案。这些记录不仅有助于内部管理，也能在需要时提供给审计人员。

3.档案的查询与使用

• 用户如何查询和访问设备档案：企业应该提供简单易用的查询工具，让相关人员能够快速找到所需的设备档案。通常，这可以通过设置关键词搜索、分类浏览等方式来实现。
• 数据分析和报告生成：设备档案系统应具备数据分析和报告生成的功能，帮助企业进行数据驱动的决策。例如，通过分析设备使用频率，可以优化维护计划，降低故障风险。

04 企业如何选择合适的设备档案管理系统

设备档案管理的有效运作离不开强大的技术支持和系统集成。选择合适的软件平台，能够极大地提高管理效率，确保信息流的畅通。
软件平台的选择
适合设备档案管理的软件特点：企业在选择软件时，应关注以下几点：

• 用户友好性：软件界面应简单直观，方便员工快速上手。
• 自定义功能：能够根据企业的特定需求，灵活配置档案字段和数据类型。
• 支持多种数据输入方式：例如，通过扫描条形码或二维码来快速录入设备信息。
  系统集成与其他管理系统的协同
• 与其他管理系统的协同：设备档案管理系统应能够与企业的其他管理系统（如维修管理、库存管理等）进行无缝集成。这样一来，设备信息可以在不同系统间流通，避免重复录入和信息孤岛现象。
• 数据共享与信息流动：通过系统集成，企业能够实现跨部门的信息共享，提高整体运营效率。例如，维修部门可以实时查看设备档案，了解设备的维护历史，做出更合理的维修决策。

数据可视化

• 通过图表和报表展示设备档案数据：数据可视化工具能够将复杂的信息以图形化的方式呈现，帮助管理层更直观地理解设备状态与使用情况。
• 提高数据分析的便捷性与准确性：使用可视化工具，企业可以轻松生成报告，分析设备的使用效率、故障率等，从而为决策提供有力支持。

Q&A

在设备档案管理的过程中，许多企业会有一些常见的问题。接下来，我们将针对这些问题进行解答，以帮助大家更好地理解设备档案管理的重要性和实施方法。
为什么设备档案管理对企业重要？
设备档案管理的重要性主要体现在以下几个方面：

• 决策支持：准确的设备信息可以为企业的战略决策提供有力支持。无论是设备的采购、维护，还是报废，全面的数据都能帮助企业做出明智的选择。
• 合规性：企业在运营中必须遵循相关的行业标准和法规。设备档案管理能够确保设备符合这些要求，为审计和检查提供必要的文件支持，降低合规风险。
• 生命周期管理：设备的使用并不是一成不变的。通过有效的档案管理，企业可以监控设备从采购到报废的全过程，及时识别潜在问题，优化维护策略，从而延长设备的使用寿命。

如何高效地管理设备档案信息？
管理设备档案信息并不是一项简单的任务，但通过一些有效的方法，可以显著提高效率：

• 选择合适的软件：使用一款专门的设备管理软件，能够帮助企业更轻松地管理设备档案。软件应具备自定义字段、数据可视化、系统集成等功能，以满足企业的需求。
• 定期审查和更新：设备信息需要定期检查和更新。企业可以设定固定的时间间隔（例如每季度）进行信息审核，确保所有数据都是最新的，避免因信息过时而导致的管理失误。
• 培训员工：确保相关员工能够熟练使用设备档案管理系统，并理解其重要性。通过定期的培训和指导，提升员工的使用技能，从而提高整体管理效率。
• 建立流程标准：制定设备档案的管理流程，明确各个环节的责任人。无论是新设备的采购录入，还是旧设备的报废处理，都应有相应的标准流程，以确保信息的准确性和完整性。