现在做食品、药品、化妆品、生鲜等行业，批次和保质期管理真是个大难题。
很多老板都遇到过这些问题：
- 批次号乱七八糟
- 库存管理混乱
- 出问题找不到源头
- 人工管理容易出错
这些问题，不仅让你亏钱，还可能让客户投诉、被市场监管盯上，甚至面临罚款。
怎么办？——用进销存系统！今天就来详细拆解，如何用进销存系统高效管理批次和保质期，提升效率、减少损失！文中的所述的进销存系统模板，自取>>https://s.fanruan.com/gthra
一、批次管理：从采购到销售，全流程追踪
批次管理的核心就是给每一批货品赋予唯一的身份，从进货、存储到销售，全流程跟踪，做到可追溯、可查找、可召回。进销存系统能帮你搞定以下几件事：
1. 采购入库，自动生成批次号
传统的手工管理批次号，记错、漏记的情况经常发生，导致一堆货品混在一起，根本无法区分先后。
进销存系统可以自动生成批次号，保证每一批货都能清晰管理。
批次号一般怎么设置？
- 日期+供应商+流水号（20250310-SF-001）
- 商品编码+入库时间（ABC-240310-01）
- 生产批号+采购编号（P20250310-PO001）
实际操作：
- 采购入库时，录入商品信息，系统自动生成批次号。
例如，我们把这一批采购入库产品的批次号规定为：
CG+仓库编码+入库时的年月日时间+3位流水号数字
则在产品入库时，系统会根据批次规则自动生成批次号。
- 采购单据、库存管理、销售出库都会关联这个批次号。
- 以后查库存、找订单、追溯问题都可以直接输入批次号搜索。
举个例子：
比如你是做乳制品批发的，今天进了一批牛奶，生产日期是2025-03-10，你的供应商是伊利，你可以设定规则：
“20250310-YL-001”（日期+供应商+批次号）
未来，不管是出货、退货、还是质量追踪，都可以直接搜批次号精准定位。
2. 先进先出，防止库存积压
批次管理最怕的就是库存混乱，先进的货反而卖不出去，结果等到想卖的时候，已经快过期了。进销存系统提供先进先出（FIFO）管理，自动推荐最早的批次先销售，减少损耗。
那要怎么实现呢？
- 入库时记录生产日期和批次号——系统自动按生产时间排序。
- 销售出库时，系统默认推荐最早的批次——保证新货不会把老货挤压在仓库里。
具体步骤：
1. 出库时选择的批次关联上一步计算好的库存表中批次：
2. 其次设置过滤条件，过滤掉库存为 0 的产品，也就是没有库存的批次不展示：
3. 最后将选择数据时的数据顺序设置为按批次号升序排序，在选择批次出库时，最先入库的产品就能显示最前面，这样就能按顺序优先出库老批次的产品了：
- 库存页面按批次排序——随时查看哪些批次的货最早入库、哪些快要过期。
3. 质量追溯，精准召回问题批次
如果某个批次的产品出现质量问题，比如客户投诉食品有异味，你该如何精准召回？
进销存系统可以一键查询：
- 哪个供应商提供的？ ——采购记录清晰可查，便于追责。
- 仓库里还有多少库存？ ——哪些仓库还有这批货？需不需要下架？
- 已经卖给了哪些客户？——是哪些门店、经销商或直接消费者买了这批货？
- 物流信息如何？——是否还有部分在运输中？
解决方案：
- 快速召回问题批次，减少损失，降低影响范围。
- 优化供应商管理，发现质量问题较多的供应商，及时更换。
- 提升客户信任，客户发现你能高效处理问题，反而会更加信赖你的品牌。
举个例子：
某零售商曾因某批次牛奶质量问题需要召回，以前需要花一整天对账、找单、打电话。用了进销存系统后，5 分钟内查出是哪天进的货、供应商是谁、卖给了哪些客户，并第一时间通知对方，极大降低了影响。
二、保质期管理：让每一件商品都在“安全期”卖出去
保质期管理的目标就是确保所有商品在有效期内销售，并提前处理即将过期的库存，避免损失。
1. 入库自动记录保质期，精准管理
怎么做？
- 采购入库时，录入生产日期+保质期，系统自动计算到期时间。
- 库存界面可以按保质期排序，哪些货最先到期，一目了然。
- 临期提醒：设定“即将到期”提醒，比如保质期 30 天内的产品，提前 10 天提醒。
2. 过期预警，防止库存变死货
进销存系统可以设置多级提醒，比如：
- 30 天内到期：系统标记库存为“临期”，销售部门可以加快促销。
- 10 天内到期：通知仓库、门店处理，比如降价促销、赠品活动等。
- 已过期：系统锁定库存，防止误发给客户。
3. 不同商品，保质期管理不同
不同品类的商品，保质期管理方式不同，进销存系统可以灵活设置：
- 生鲜食品（保质期短）：提前 7 天提醒，快速促销。
- 冷冻食品（保质期中等）：提前 30 天提醒，安排促销或调拨。
- 药品、化妆品（保质期长）：提前 3 个月提醒，避免积压。
总之，
批次和保质期管理真的不能靠脑子记，更不能靠手工表格凑合，出一次错，损失的可不是一点半点。
进销存系统就是你的得力助手，让所有商品都有迹可循，库存清清楚楚，过期损耗大幅减少。别等到货过期了才后悔，早点用系统，把这些麻烦事交给智能化管理，省心又高效！
最后我整理了大家关于这个话题的常见疑问，并挑选了几个最热门的问题，下面为大家一一解答。
Q：什么是进销存系统？
A：进销存系统是一种用于管理企业采购、销售和库存的软件工具。它帮助企业实时跟踪库存状态、优化采购流程、管理销售订单，并提供数据支持以提升运营效率。
Q：实施批次和保质期管理需要注意哪些问题？
A：实施批次和保质期管理时，需注意以下问题：
- 数据准确性：确保批次和保质期信息的准确录入，避免人为错误。
- 员工培训：对员工进行系统操作培训，确保他们能够熟练使用相关功能。
- 流程优化：优化入库、出库和库存管理流程，确保批次和保质期管理的有效性。
- 系统集成：确保进销存系统与其他企业管理系统（如ERP、财务系统）无缝集成。
Q：如何选择支持批次和保质期管理的进销存系统？
A：选择进销存系统时，应注意以下功能：
- 批次管理功能：支持批次号的生成、记录和追踪。
- 保质期管理功能：支持保质期录入、预警和先进先出策略。
- 报表功能：提供批次和保质期相关的分析报表。
- 易用性：系统界面友好，操作简单，便于员工快速上手。
- 扩展性：系统能够支持企业未来的业务扩展需求。
